Hilfe beim Ausfüllen des COMENIUS- und GRUNDTVIG-Antrags

Das Sprachenmarkt-Team hat sich die neuen Anträge selbst angesehen und hofft, mit diesem Leitfaden das Ausfüllen etwas leichter zu machen.

Wir haben alle Punkte aufgenommen, zu denen normalerweise Fragen kommen, weil sie nirgends eindeutig erklärt sind. Punkte, über die wir selbst gestolpert sind, haben wir mit der NA BiBB abgeklärt.

Bitte beachten Sie, dass Sie den richtigen Antrag nehmen. Sollten Sie beim Stöbern im Internet aus Versehen auf den falschen gestoßen sein, diesen ausfüllen und abschicken, führt dies zu einer Ablehnung!

Wenn Sie einen COMENIUS-Antrag (Lehrer an normalen Schulen) stellen, lesen Sie hier weiter.

Wenn Sie einen GRUNDTVIG-Antrag (z. B. VHS, private Sprachschulen) stellen, klicken Sie hier

COMENIUS-Antrag ausfüllen:
Es gbt ein ausfüllbares PDF als Antrag, welches nach dem Ausfüllen per Knopfdruck übertragen werden kann. Sie müssen dafür online sein.
Der Antrag benötigt mindestens den Adobe Reader Version 8. Hier die alte Version kostenlos updaten auf Version 11.
Sobald Sie auf den unten stehenden Link geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster mit dem Antrag. Speichern Sie diesen bitte ab!!!

Microsoft Explorer: Datei => speichern unter
Firefox: Datei => Seite speichern unter

Wählen Sie dann am besten das Laufwerk D: und speichern Sie den Antrag z. B. unter COMENIUS_VornameNachname_2013.pdf

Schließen Sie dann das Fenster des Internet-Browsers mit dem Antrag und starten Sie diesen von Ihrer Festplatte.
Nach jeder fertigen Seite drücken Sie auf "speichern" im Acrobat Reader, um Ihre Einträge zu sichern.
Warum? Am Schluss versenden Sie den Antrag direkt aus dem Dokument heraus. Erst danach können Sie diesen drucken. Haben Sie den Antrag nicht gespeichert, ist alles Eingetragene einfach weg. So können Sie auch am nächsten Tag weitermachen, wenn Ihnen zu einem Fragepunkt nichts einfällt.

Der Punkt "Validieren" am Ende jeder Seite hilft Ihnen, Fehler oder unausgefüllte Pflichtfelder sofort zu entdecken.

Laden Sie jetzt hier den COMENIUS-Antrag herunter (dauert etwas) und speichern Sie ihn danach wie oben beschrieben auf Ihrer Festplatte (an einem Ort, wo Sie den Antrag auch wieder finden).

Schweizer klicken hier: http://www.ch-go.ch/programme/comenius/mobilitaet/formulare

Hier sind weitere Hilfen:
- offizieller Leitfaden des PAD
- COMENIUS-Checkliste zur Punktvergabe (alle Punkte werden Sie wohl nie erzielen)
- COMENIUS-Prüfliste zur Förderfähigkeit

In den Hilfen sind wertvolle Hinweisen. Die wichtigsten finden Sie unter dem Punkt "formale Auswahlkriterien" und "inhaltliche Auswahlkriterien". In ihnen wird beschrieben, wie viele Punkte es für welchen Abschnitt des Antrages gibt. Genau nach diesem Muster geht der Prüfer/die Prüferin Ihres Antrages vor.

Achten Sie im Allgemeinen darauf, dass alle von Ihnen gemachten Angaben vollständig sind. Anträge dürfen NICHT handschriftlich ausgefüllt sein. Lediglich die Unterschrift und die Bestätigung Ihrer Institution, an der Sie unterrichten, werden im Druckexemplar noch gemacht und versendet. Fehlt die Unterschrift, ist Ihr Antrag ungültig und führt zu einer Ablehnung.

Wenn im Antrag ein Dropdown-Feld zu finden ist, es von uns keine Hilfe dazu gibt und Sie nicht genau wissen, was passen könnte, dann gehen Sie nach dem Ausschlussverfahren vor.

ACHTUNG 1: Teamarbeit ist nicht erwünscht. Stellen die Prüfer fest, dass Punkte sich zu sehr ähneln, kann es für alle Beteiligten eine 6 geben (also keine Förderung).

ACHTUNG 2: Wir wissen, dass die Fragen sich teilweise wiederholen und Allgemeinheiten erklärt werden müssen. Versuchen Sie trotzdem punktgenau zu antworten. "Siehe oben" ist bei Prüfern nicht beliebt.

B.1.
Art der Fortbildungsmaßnahme:
Wird bei 95 % unserer Kunden der "Strukturierter Ausbildungskurs (EVENT09_Structured)" sein.

Themengebiet der Fortbildung:
Wenn Sie Sprachlehrer sind, wählen Sie "Ausbildung in Methodik oder Pädagogik des Fremdsprachenunterrichtst (06.05.02.0300)"
Wenn Sie
- eine seltene Sprache unterrichten,
- Grundschullehrer sind der eine allgemeine Sprachauffrischung benötigt oder
- an einer COMENIUS Schulpartnerschaft teilnehmen,
wird es wohl "Fremdsprachenerwerb (ausschliesslich Spracherwerb) (TOPIC-46)".
In diesem Fall haben wir aber explizit mit Ihnen im Vorfeld darüber gesprochen und/oder es mit dem PAD abgeklärt.

Ist die Maßnahme in der ....:
Haben wir in der E-Mail an Sie eine Nummer aus der COMENIUS-/GRUNDTVIG-Datenbank mitgesendet? Dann wählen Sie "ja".
Haben wir keine Nummer angegeben, wählen Sie "nein". Deswegen legen Sie später die Kursbeschreibung dem ausgedruckten Antrag bei. Die Kursbeschreibung ist in unserer E-Mail an Sie als Anhang beigefügt.
Sollten Sie selbst eine Nummer finden, benutzen Sie diese nicht! Wir haben diese dann absichtlich nicht mitgeteilt, weil es eine GRUNDTVIG-Nummer ist und zur Ablehnung führt.

B.2
Der Namen setzt sich automatisch ein, wenn Sie ihn weiter unten eingetragen haben.

B.3
Wählen Sie "DE3 LLP-Com-SV (PAD)". (Wenn Sie DE2 LLP-Leo-Gru (BiBB) wählen können, haben Sie einen GRUNDTVIG-Antrag heruntergeladen! Gehen Sie in unserer Anleitung nach oben und laden Sie den richtigen Antrag herunter.)

Schweizer wählen "CH1 LLP (ch foundation)".

C.1
Alles was nicht rot umrandet ist, ist kein Pflichtfeld.

C.2
Kategorie von Bildungspersonal:
Die meisten von Ihnen werden wohl TCH-TCH (Lehrkräfte) sein.

C.3
Hier beschreiben Sie Ihre Schule, an der Sie unterrichten.
Name der Einrichtung: Das jeweils erste Feld kann in der „nationalen“ Schreibweise (DE: inkl. Umlaute und „ß“) ausgefüllt werden. Im zweiten Feld wird die Schreibweise „in lateinischen Zeichen“ erbeten. Benutzen Sie hier die Umschreibungen (DE: statt „ä“, „ae“ etc. und statt „ß“, „ss“).

C.5
Betrifft hauptsächlich Menschen mit körperlicher Behinderung

C.6
Es müssen mindestens 2 Jahre seit dem letzten Kurs vergangen sein. War der letzte Kurs z. B. vom 01. - 14. Juli 2011, können Sie frühestens am 15. Juli 2013 wieder starten.

D - Kursanbieter
Hier verwenden Sie bitte die genaue Anschrift der Schule. Diese bekommen Sie zusammen mit der Rechnung, der Kursbestätigung und –beschreibung von uns.
Bei Art der Organisation wählen Sie "Andere (OTH)".

E.1
Beschreibung der Fortbildungsmaßnahme:
Haben Sie beim Punkt B.1 Datenbank "ja angegeben, können Sie hier die Nummer eintragen. Falls Sie die Versionsnummer nicht kennen, weil wir keine mitgeliefert haben, wählen Sie "1".
Wenn Sie bei B.1 "nein" gewählt haben, tragen Sie nur den Titel der Schulung ein.
(Es gibt keine Extrapunkte für die Referenznummer.)

Falls Sie eine Fehlermeldung zum Datum bekommen, klicken Sie hier.

Thema der Fortbildungsmaßnahme:
Wird für die meisten "Fremdsprachenunterricht und -erwerb (TOPIC-21)" sein.
Wer einen normalen Sprachkurs belegt (z. B. im Rahmen der COMENIUS-Schulpartnerschaft), wählt "Fremdsprachenerwerb (ausschliesslich Spracherwerb) (TOPIC-46)".
Lehrer von Bilingualem Unterricht, die sich einen CLIL-Kurs ausgesucht haben, nehmen "(CLIL) Integriertes Fremdsprachen- und Sachfachlernen (06.05.02.0300.01)".

E.2. – E.7.
ACHTUNG: An diesen Punkten scheitern die meisten Anträge!

Bitte nehmen Sie sich für diese Thematik ausreichend Zeit. Wenn Sie noch Luft haben, um den Antrag abzugeben, dann können Sie ihn auch noch 1-2 Tage abgespeichert lassen – vielleicht fällt Ihnen zusätzlich was ein.

Behandeln Sie die Thematiken sehr ausführlich. Dass man sich wiederholt, lässt sich nicht ausschließen. Schreiben Sie dann lieber das Gleiche noch mal (s. oben und s. unten ist nicht erwünscht).

Im Punkt E.3 wird der Europass angesprochen. Es ist ein Lieblingskind der Nationalen Agentur. Tun Sie denen den Gefallen und legen einen Europass-Lebenslauf Ihren Unterlagen bei. Halten Sie ihn wie gewünscht kurz.

E.6
Dieses Feld ist nicht rot umrandet und damit kein Pflichtfeld. Man möchte Sie auf die Möglichkeiten des Europasses aufmerksam machen. Schreiben Sie kurz rein, dass Sie einen Europass den Unterlagen beilegen.

F.1Budgeterstellung
Beim beantragten Budget haben viele Lehrer Fehler gemacht und nicht das Optimum beantragt. Das neue Formular fängt einige der Fehler ab, da Fördersätze bereits hinterlegt sind.

Tragen Sie bei beantragter Reisekostenzuschuss 500,- € ein. Bei diesem Betrag ist unseres Wissens nach die Förderung in diesem Punkt für die wichtigsten Zielländer gedeckelt.
Die Schweizer dürfen maximal 500,- € eintragen.

Dieser Punkt beruht auf einer Schätzung, da Sie ja noch nicht wissen, was z. B. Ihr Flug nach London kosten wird. Da Sie vielleicht erst 8 Wochen vor Abreise eine Zusage bekommen, werden Sie wohl kaum noch das 100,- € Flugschnäppchen bekommen.

Nach der Rückkehr werden die Fahrtkosten genau abgerechnet. Heben Sie daher die Belege (auch Boarding Ticket und Bus-/Zugticket) auf. Es wird nur das günstigste Verkehrsmittel bezahlt.
Wir helfen Ihnen bei der Anreisebuchung.

Aufenthaltskosten (Unterkunft, Verpflegung, Reisekosten vor Ort, Reiserücktrittversicherung, ...)
Die meisten von Ihnen werden 14 Tage unterwegs sein (Sonntag Anreise - Samstag Abreise). Es ist gestattet, einen Urlaub im Zielland davor oder danach zu machen. Diese Kosten werden Ihnen nicht erstattet. Es gibt aber auch keine Probleme mit den Reisekosten, wenn Sie länger bleiben oder früher anreisen.

Das Programm berechnet automatisch aus dem oben angegebenen Zielland und der Aufenthaltsdauer den richtigen Fördersatz.

Bei 14 Tagen sollten folgende Zahlen für die Antragsrunde 2013 im Formular erscheinen:

Im offiziellen Leitfaden wird ausdrücklich auf den Punkt Reiserücktrittversicherung hingewiesen. In unserer E-Mail an Sie ist immer der Hinweis, wie Sie eine RRV der HanseMerkur buchen können (eine der Besten laut FINANZtest).

Teilnahmegebühr (Kurskosten):
COMENIUS-Beantrager erhalten maximal 100,- € pro Schulungstag; bei 2 Wochen also maximal 1.000,- €. In unserer Rechnung sind das die Gebühren für den Kurs und eventuell eine Einschreibegebühr (falls Sie eine Rechnung in GBP bekommen haben, melden Sie sich bitte).
Schweizer und Österreicher bekommen maximal 750,- €.
Sollte der Betrag höher als 100,- € je Schultag sein, kürzen Sie es entsprechend.
Wenn der Kurs mehr kosten sollte, dann müssten Sie sich die Differenz aus der Unterkunftspauschale quersubventionieren, da dort eigentlich immer Geld übrig ist (außer Sie entscheiden sich für einen Aufenthalt im 5-Sterne-Hotel).

Wenn Sie z. B. für 2 Wochen nach Großbritannien gehen und als Gesamtfördersumme nicht eine Summe zwischen 2.678,- € und 2.978,- € herauskommt, haben Sie etwas falsch gemacht.

Beantragter Zuschuss für sprachliche Vorbereitung:
Brauchen Sie das als Sprachlehrer? Wenn Sie Geld für einen Lehrerkurs beantragen, ist der Zuschuss theoretisch gesehen möglich. Bleiben Sie aber bitte fair. Die Fördersumme übersteigt sowieso Ihre Kosten. Wenn 15 Lehrer darauf verzichten, kann ein/e Kollege/in mehr gefördert werden.

G - Prüfliste
Gehen Sie diese Punkt für Punkt durch.

I.1
Der Punkt "Validierung" prüft den ganzen Antrag. Haben Sie auf jeder Seite bereits "Validierung" angeklickt, sollten eigentlich keine Fehler mehr auftauchen.

Drücken Sie jetzt noch einmal in der Adobe-Menüleiste bei Datei auf SPEICHERN !!!!

Alles richtig ausgefüllt?
Noch Zeit bis zur Abgabe? Wollen Sie noch einmal eine Nacht drüber schlafen?

Klicken Sie jetzt auf "Online einreichen". Es erscheint ein Fenster mit einer ähnlichen Abfrage.



Bestätigen Sie mit "Zulassen" den Zugriff auf den Server.
Sie sehen danach auch die Änderung in Ihrem Antrag. Auf jeder Seite steht jetzt unten "Das Formular wurde online eingereicht ...".

Sollten Sie aus Versehen die Unterlagen zu früh abschicken (Sie wollten eigentlich noch Änderungen vornehmen), dann müssen Sie eine E-Mail [comenius(at)kmk.org] an den PAD senden, dass der soeben gesendete Antrag aus Versehen versandt wurde und Sie diesen zurücknehmen. Geben Sie dann die Änderungen ein und senden den Antrag, wenn er fertig ist ab. Das Druckexemplar muss natürlich auch der aktuellste online eingereichte Antrag sein.

J - Unterschrift
Drucken Sie den Antrag jetzt zweimal aus. Unterschreiben Sie den Antrag. Fügen Sie bei:
- die Bestätigung der Schule über die Einschreibung (in unserer E-Mail)
- die Kursbeschreibung (in unserer E-Mail, sofern keine Datenbanknummer vorliegt)

Nehmen Sie alles mit zu Ihrer Schule und lassen Sie es dort bei "Unterstützung durch die Einrichtung ..." unterschreiben und stempeln.
Ab damit zur Post. Wir empfehlen den Postversand als Einwurfeinschreiben.

Sowohl für das Versenden online, als auch das Absenden mit der Post (Datum des Poststempels) gelten die folgenden Stichtage:
- 16.01.2013: für Fortbildungen, die ab dem 01.05.2013 beginnen
- 30.04.2013: für Fortbildungen, die ab dem 01.09.2013 beginnen
- 17.09.2013: für Fortbildungen, die ab dem 01.01.2014 beginnen

Wohin wird der Antrag gesendet:
Jedes Bundesland möchte es anders. Auf dieser Webseite finden Sie Dokumente mit den Ansprechpartnern für Ihr Bundesland. Suchen Sie immer den Bereich "COMENIUS Lehrerfortbildung".
Meistens geht ein Ausdruck direkt an den PAD (siehe Punkt B.3 im Antrag) und eine Papierkopie sowie eine E-Mail (mit dem Antrag als PDF-Anhang) an die lokale Behörde.

Schweizer beachten bitte die Hinweise, die unten auf dieser Seite stehen.

Probleme beim Onlineversand:
Falls es ein Problem bei der Online-Einreichung gibt, drücken Sie bitte den Button „E-Mail Anhang erstellen“ und wählen „Desktop-E-Mail-Anwendung“ aus, wenn Sie eine E-Mail-Anwendung wie beispielsweise Outlook Express oder Outlook verwenden. Es wird dann in Ihrem Mail-System automatisch eine Mail mit Ihrem Antrag im xml-Format erzeugt.
Wählen Sie die Option „Internet-E-Mail“ wenn Sie Ihr Formular z. B. über Yahoo, Hotmail oder GMX versenden möchten.
Dringende Bitte: Reichen Sie keine PDF-Formulare beim PAD ein! Der PAD kann nur Anhänge im xml-Format in die Datenbank einlesen.

Wie geht es weiter:
- Überweisen Sie die Anzahlung von 100,- € an uns (bei Absage erhalten Sie diese zurück).
- Vom PAD bekommen Sie eine Empfangsbestätigung.
- Normalerweise erhalten Sie spätestens 8 Wochen vor Abreise eine Nachricht, ob Sie eine Förderung bekommen oder nicht. Kontaktieren Sie uns sofort, wie es ausgegangen ist. Bei positivem Bescheid kontaktieren wir die Sprachschule, damit aus der Reservierung eine feste Buchung wird. Bei Absage gilt die Stornofreiheit nur, wenn Sie uns spätestens 7 Tage nach Erhalt des Bescheids informieren.
- War die Antwort positiv, ist die Anreise zu buchen. Wir helfen Ihnen gerne dabei.
- Buchen Sie jetzt auch Ihre Reiseschutzversicherung. In unserer E-Mail an Sie war eine Anleitung dazu enthalten.
- Etwa 4 - 6 Wochen vor Abreise erhalten Sie eine Abschlagszahlung von 80 % der beantragten Summe. Zahlen Sie jetzt den Rest unserer Rechnung.
- Sobald die Zahlung bei uns eingegangen ist, erhalten Sie von uns die letzten Informationen zu Ihrem Aufenthalt (erster Tag, Unterkunft etc.).

GRUNDTVIG-Antrag ausfüllen:
Seit 2010 gibt es ein ausfüllbarers PDF als Antrag, welches nach dem Ausfüllen per Knopfdruck übertragen werden kann. Sie müssen dafür online sein.
Der Antrag benötigt mindestens den Adobe Reader Version 8. Hier die alte Version kostenlos updaten auf Version 11.

Laden Sie jetzt hier den GRUNDTVIG-Antrag herunter (Punkt Antragsverfahren - Anrtagsformular GRUNDTVIG-Weiterbildung für Bildungspersonal 2013) und speichern Sie ihn danach wie unten beschrieben auf Ihrer Festplatte (an einem Ort, wo Sie den Antrag auch wieder finden).

Der Antrag öffnet sich im ...
Adobe Acrobat Reader: Datei => Speichern unter ...
Microsoft Explorer: Datei => Speichern unter
Firefox: Datei => Seite speichern unter

Wählen Sie dann am besten das Laufwerk D: und speichern Sie den Antrag z.B. unter GRUNDTVIG_VornameNachname_2013.pdf

Schließen Sie jetzt das Fenster mit dem Antrag und starten Sie diesen von Ihrer Festplatte.
Nach jeder fertigen Seite drücken Sie auf "speichern" im Acrobat Reader um Ihre Einträge zu sichern.
Warum? Am Schluss versenden Sie den Antrag direkt aus dem Dokument heraus. Erst danach können Sie diesen drucken. Haben Sie den Antrag nicht gespeichert, ist alles Eingetragene einfach weg. So können Sie auch am nächsten Tag weitermachen, wenn Ihnen zu einem Fragepunkt nichts einfällt.

Der Punkt "Validieren" am Ende jeder Seite hilft Ihnen, Fehler oder unausgefüllte Pflichtfelder sofort zu entdecken.

Hier sind weitere Hilfen:
Auf der Downloadseite des Antrages sind drei Dateien mit den wichtigen Hinweisen verfügbar. Die wichtigsten finden Sie unter dem Punkt "formale Auswahlkriterien" und "inhaltliche Auswahlkriterien". In ihnen wird beschrieben, wie viele Punkte es für welchen Abschnitt des Antrages gibt. Genau nach diesem Muster geht der Prüfer/die Prüferin Ihres Antrages vor.

Achten Sie im Allgemeinen darauf, dass alle von Ihnen gemachten Angaben vollständig sind. Anträge dürfen NICHT handschriftlich ausgefüllt sein. Lediglich die Unterschrift und die Bestätigung Ihrer Institution an der Sie unterrichten werden im Druckexemplar noch gemacht und versendet. Fehlt die Unterschrift, ist Ihr Antrag ungültig und führt zu einer Ablehnung.

Wenn im Antrag ein Dropdown-Feld zu finden ist, es von uns keine Hilfe dazu gibt und Sie nicht genau wissen was passen könnte, dann gehen Sie nach dem Ausschlussverfahren vor.

ACHTUNG 1: Teamarbeit ist nicht erwünscht. Stellen die Prüfer fest, dass Punkte sich zu sehr ähneln, kann es für alle Beteiligten eine 6 geben (also keine Förderung).

ACHTUNG 2: Wir wissen, dass die Fragen sich teilweise wiederholen und Allgemeinheiten erklärt werden müssen. Versuchen Sie trotzdem punktgenau zu antworten. "Siehe oben" ist bei Prüfern nicht beliebt.

B.1.
Art der Fortbildungsmaßnahme:
Sie können nur noch "Strukturierter Lehrgang" wählen und dann "Berufsbegleitende Fortbildung". Ausnahme "Fremdsprachenlernen" gibt es nur bei seltenen Sprachen oder wenn wir vorher darüber geredet haben.

Ist die Maßnahme in der ....:
Haben wir in der E-Mail an Sie eine Nummer aus der COMENIUS-/GRUNDTVIG-Datenbank mitgesendet? Dann wählen Sie "ja".
Haben wir keine Nummer angegeben, wählen Sie "nein". Deswegen legen Sie später die Kursbeschreibung dem ausgedruckten Antrag bei. Die Kursbeschreibung ist in unserer E-Mail an Sie als Anhang beigefügt.

ACHTUNG: Suchen Sie nicht selbst nach einer Nummer !!!! Wenn wir Ihnen keine genannt haben (obwohl Sie eine gefunden haben), hat das einen guten Grund. Manche Kurse sind offiziell nur für COMENIUS zugelassen (obwohl auch Inhalte von Erwachsenenbildung im Kurs behandelt werden). Eine COMENIUS-Nummer in einem GRUNDTVIG-Antrag führt zur formellen Ablehnung.
Wir haben unsere Vorgehensweise mit der Nationalen Agentur abgestimmt.

B.2
Der Name setzt sich automatisch ein, wenn Sie ihn weiter unten eingetragen haben.

B.3:
Lassen Sie das bereits gewählte "DE2 LLP-Leo-Gru (BiBB)" stehen.
Wenn bereits "DE3 LLP-Com-SV (PAD)" ausgewählt sein sollte oder Sie es wählen können, haben Sie den falschen Antrag heruntergeladen! Brechen Sie ab und laden sich den GRUNDTVIG-Antrag herunter (siehe oben).

C.1
Alles, was nicht rot umrandet ist, ist kein Pflichtfeld. Sie können diese Felder daher freilassen.

C.2
Die meisten Volkshochschulen oder privaten Sprachschulen werden Bedenken haben, Ihnen später den Antrag zu bestätigen, wenn Sie "Arbeitnehmer (SAL)" auswählen.
Sprechen Sie den Punkt vorher ab. Wenn das Problem bekannt ist, wählen Sie einfach "ohne Beschäftigung/Freiberufler (UNE)". Ihre VHS stempelt Ihnen am Schluss den Vertrag oder gibt Ihnen ein formloses Schreiben, in dem die Lehrtätigkeit an der VHS bescheinigt wird.

Wählen Sie bitte als Beschäftigungsstatus "Arbeitnehmer (SAL)" aus, sobald Sie an einer Schule unterrichten (staatlich oder privat) und Ihnen dies vom Arbeitgeber im Antrag (am Ende durch den Stempel) bestätigt wird.

Kategorie von Bildungspersonal:
Die meisten von Ihnen werden wohl TCH-TCH (Lehrer) sein.

Unterrichte Fächer:
Die meisten werden wohl "Fremdsprache (0109)" wählen.

C.3
ACHTUNG !!!
Wenn Sie "ohne Beschäftigung/Freiberufler (UNE)" gewählt haben, werden die Felder für den "Arbeitgeber" nicht aufgerufen. Stattdessen rücken die Überschriften eins nach oben.

In C.3 geben Sie die Kontaktdaten der Organisation an, für die Sie arbeiten, und die später den Antrag abstempeln wird. Meist also eine VHS oder private Sprachschule.
Name der Einrichtung: Das jeweils erste Feld kann in der „nationalen“ Schreibweise (DE: inkl. Umlaute und „ß“) ausgefüllt werden. Im zweiten Feld wird die Schreibweise „in lateinischen Zeichen“ erbeten. Benutzen Sie hier die Umschreibungen (DE: statt „ä“, „ae“ etc. und statt „ß“, „ss“).

Art der Einrichtung
Wenn Sie an einer VHS arbeiten, wählen Sie "Einrichtungen der Erwachsenenbildung (EDU-ADLT)"
Falls Sie Sprachlehrer an einer Hochschule sind, müssen Gelder über ERASMUS beantragt werden.

C.5 (oder C.4 bei Freiberuflern)
Betrifft hauptsächlich Menschen mit körperlicher Behinderung

C.6 (oder C.5 bei Freiberuflern)
Es müssen mindestens 12 Monate zwischen dem Rückkehrdatum Ihrer letzten Förderung und dem neuen Startdatum liegen.

D - Kursanbieter
Hier verwenden Sie bitte die genaue Anschrift der Schule. Diese bekommen Sie zusammen mit der Rechnung, der Kursbestätigung und –beschreibung von uns.
Bei Art der Einrichtung wählen Sie "Firmen (Dienstleistung) (ENT-COMPSer)".

E.1
Beschreibung der Fortbildungsmaßnahme:
Haben Sie beim Punkt B.1 Datenbank "ja" angegeben, können Sie hier die Nummer eintragen. Falls Sie die Versionsnummer nicht kennen, wählen Sie "1".
Wenn Sie bei B.1 "nein" gewählt haben, tragen Sie nur den Titel der Schulung ein.
(Es gibt keine Extrapunkte für die Referenznummer.)

Falls Sie eine Fehlermeldung zum Datum bekommen, klicken Sie hier.

Thema der Fortbildungsmaßnahme:
Wird für die meisten "Lehren und Lernen von Fremdsprachen (TOPIC-21)" sein.
Wer einen normalen Sprachkurs belegt, wählt "Fremdsprachenlernen (nur Sprachenlernen als solches) (TOPIC 46)"

E.2. – E.7.
ACHTUNG: An diesen Punkten scheitern die meisten Anträge!

Bitte nehmen Sie sich für diese Thematik ausreichend Zeit. Wenn Sie noch Luft haben, um den Antrag abzugeben, dann können Sie ihn auch noch 1-2 Tage abgespeichert lassen – vielleicht fällt Ihnen zusätzlich etwas ein.

Behandeln Sie die Thematiken sehr ausführlich. Dass man sich wiederholt, lässt sich nicht ausschließen. Schreiben Sie dann lieber das Gleiche noch mal (s. oben und s. unten ist nicht erwünscht).

Im Punkt E.3 wird der Europass angesprochen. Es ist ein Lieblingskind der Nationalen Agentur. Tun Sie denen den Gefallen und legen einen Europass-Lebenslauf Ihren Unterlagen bei. Halten Sie ihn wie gewünscht kurz.

E.6
Dieses Feld ist nicht rot umrandet und damit kein Pflichtfeld. Man möchte Sie auf die Möglichkeiten des Europasses aufmerksam machen. Schreiben Sie kurz rein, dass Sie einen Europass den Unterlagen beilegen.

F.1
Budgeterstellung
Beim beantragten Budget haben viele Lehrer Fehler gemacht und nicht das Optimum beantragt. Das neue Formular fängt einige der Fehler ab, da Fördersätze bereits hinterlegt sind.

Tragen Sie beim beantragter Reisekostenzuschuss nichts oder 0,- € ein. Sie bekommen stattdessen 300,- € mehr für den Aufenthalt. Damit erspart man sich den Aufwand bei der Schlussabrechnung.
Die Schweizer dürfen maximal 500,- € eintragen. Dieser Punkt beruht auf einer Schätzung, da Sie ja noch nicht wissen, was z. B. Ihr Flug nach London kosten wird. Da Sie vielleicht erst 8 Wochen vor Abreise eine Zusage bekommen, werden Sie wohl kaum noch das 100,- € Flugschnäppchen bekommen.
Nach der Rückkehr werden die Fahrtkosten genau abgerechnet.

Heben Sie trotzdem die Belege (auch Boarding Ticket und Bus-/Zugticket) zum Nachweis der tatsächlichen Reise auf.

Aufenthaltskosten (Unterkunft, Verpflegung, Reisekosten vor Ort, Reiserücktrittversicherung, ...)
Die meisten von Ihnen werden 14 Tage unterwegs sein (Sonntag Anreise - Samstag Abreise). Es ist gestattet, einen Urlaub im Zielland davor oder danach zu machen. Diese Kosten werden Ihnen nicht erstattet. Es gibt aber auch keine Probleme mit den Reisekosten, wenn Sie länger bleiben oder früher anreisen.

Das Programm berechnet automatisch aus dem oben angegebenen Zielland und der Aufenthaltsdauer den richtigen Fördersatz.
Bei 14 Tagen sollten folgende Zahlen für die Antragsrunde 2013 im Formular erscheinen:

Im offiziellen Leitfaden wird ausdrücklich auf den Punkt Reiserücktrittversicherung hingewiesen. In unserer E-Mail an Sie ist immer der Hinweis, wie Sie eine RRV der HanseMerkur buchen können (eine der Besten laut FINANZtest).

Teilnahmegebühr (Kurskosten):
GRUNDTVIG-Beantrager erhalten maximal 750,- € für die Schulung. Geben Sie im Antrag einfach die tatsächlichen Kurskosten an. Das sind aus unserer Rechnung die Gebühr für den Kurs und eventuell eine Einschreibegebühr.
Sollte Ihr Betrag höher sein, weil Ihr Kurs mehr kosten sollte als 750,- €, wird er automatisch bei der Prüfung der Anträge auf 750,- € gekürzt. Wenn der Kurs mehr kostet, dann müssten Sie sich die Differenz aus der Unterkunftspauschale quersubventionieren, da dort eigentlich immer Geld übrig ist (außer Sie entscheiden sich für einen Hotelaufenthalt).
Schweizer und Österreicher bekommen auch maximal 750,- €.

Beantragter Zuschuss für sprachliche Vorbereitung:
Da Sie Geld für einen Sprachkurs beantragen, ist hier eine zusätzliche Förderung nicht wirklich sinnvoll. (siehe Anmerkung zu E.2. Punkt 3 im Formular).

F.2.
Gesamter EU-Zuschuss
Wenn Sie z. B. für 2 Wochen nach Großbritannien gehen und als Gesamtfördersumme nicht 2.629,- € herauskommt, haben Sie wahrscheinlich etwas falsch gemacht.

G. - Checkliste:
Gehen Sie diese Punkt für Punkt durch.

I.- Einreichung:
I.1
Der Punkt "Datenvalidierung" prüft den ganzen Antrag. Haben Sie auf jeder Seite bereits "Validierung" angeklickt, sollten eigentlich keine Fehler mehr auftauchen.

Drücken Sie jetzt noch einmal in der Adobe-Menüleiste bei Datei auf SPEICHERN !!!!

Alles richtig ausgefüllt?
Noch Zeit bis zur Abgabe? Wollen Sie noch einmal eine Nacht drüber schlafen?

Klicken Sie jetzt auf "Online einreichen". Es erscheint so ein Fenster mit ähnlichem Text:



Bestätigen Sie mit "Zulassen" den Zugriff auf den Server.
Sie sehen danach auch die Änderung in Ihrem Antrag. Auf jeder Seite steht jetzt unten "Das Formular wurde online eingereicht ...".

Sollten Sie aus Versehen die Unterlagen zu früh abschicken (Sie wollten eigentlich noch Änderungen vornehmen), dann müssen Sie eine E-Mail [helpna(at)bibb.de] an die NA BiBB senden, dass der soeben gesendete Antrag aus Versehen versandt wurde und Sie diesen zurücknehmen. Geben Sie dann die Änderungen ein und senden den Antrag, wenn er fertig ist ab. Das Druckexemplar muss natürlich auch der aktuellste, online eingereichte Antrag sein.

J. - Unterschrift
Drucken Sie den Antrag jetzt einmal aus. Unterschreiben Sie den Antrag. Fügen Sie bei:
- die Bestätigung der Schule über die Einschreibung (in unserer E-Mail)
- die Kursbeschreibung (in unserer E-Mail, sofern keine Datenbanknummer vorliegt)
- falls Sie Freelancer sind, entsprechende Nachweise wie auf dem Bestätigungsformular beschrieben

Nehmen Sie alles mit zu Ihrer VHS oder privaten Sprachschule und lassen Sie es dort bei "Unterstützung durch die Einrichtung ..." unterschreiben und stempeln.
Haben Sie "ohne Beschäftigung/Freiberufler (UNE)" gewählt, werden Sie dieses Feld nicht sehen. Stattdessen lassen Sie sich ein Schreiben der Schule auf offiziellem Briefpapier geben, in der Ihre freie Lehrtätigkeit bestätigt wird. Legen Sie diesen Brief bei.
Ab damit zur Post. Wir empfehlen den Postversand als Einwurfeinschreiben.

Sowohl für das Versenden online, als auch das Absenden mit der Post (Datum des Poststempels), gelten die folgenden Stichtage:
- 16.01.2013: für Fortbildungen, die ab dem 01.05.2013 beginnen
- 30.04.2013: für Fortbildungen, die ab dem 01.09.2013 beginnen
- 17.09.2013: für Fortbildungen, die ab dem 01.01.2014 beginnen

Wie geht es weiter:
- Überweisen Sie die Anzahlung von 100,- € an uns (bei Absage erhalten Sie diese zurück).
- von der NA BiBB bekommen Sie eine Empfangsbestätigung
- Normalerweise erhalten Sie spätestens 8 Wochen vor Abreise eine Nachricht, ob Sie eine Förderung bekommen oder nicht. Kontaktieren Sie uns sofort, wie es ausgegangen ist.
- War die Antwort positiv, ist die Anreise zu buchen. Wir helfen Ihnen gerne dabei.
- Buchen Sie jetzt auch Ihre Reiserücktrittskostenversicherung. In unserer E-Mail an Sie war eine Anleitung dazu enthalten.
- Etwa 4 - 6 Wochen vor Abreise erhalten Sie eine Abschlagszahlung von 80 % der beantragten Summe. Zahlen Sie jetzt den Rest unserer Rechnung.
- Sobald die Zahlung bei uns eingegangen ist, erhalten Sie von uns die letzten Informationen zu Ihrem Aufenthalt (erster Tag, Unterkunft etc.).